Gestire il calendario di una struttura ricettiva può risultare complesso quando le camere della struttura sono in vendita contemporaneamente su più canali. Per tale ragione è importante che i calendari delle diverse OTA siano tra loro sincronizzati ed uno dei modi più semplici per farlo è utilizzando un file iCalendar.

Che cos’è un calendario iCal.

Un iCalendar, o più semplicemente iCal, è un formato di file la cui peculiarità è quella di contenere informazioni legate agli eventi di un determinato periodo. Nel campo della ricettività le informazioni contenute all’interno di questo tipo di file sono generalmente legate alle prenotazioni o alla disponibilità delle camere.

Le informazioni che un file iCal può contenere sono limitate, ma sufficienti per caratterizzare una prenotazione.

Vantaggi e svantaggi della connessione iCal.

La connessione di due sistemi utilizzando un file iCal è di facile gestione. Il formato iCal permette in pochi semplici passaggi di comunicare la disponibilità della propria struttura su diverse piattaforme. Tuttavia, un file di questo tipo può contenere un numero limitato di informazioni. Le connessioni impostate in iCal generalmente non consentono di gestire i prezzi delle proprie risorse, cosa che invece è possibile fare con connessioni strutturate in formato XML (Connessioni a due vie).

Altro limite della connessione iCal è relativo alle tempistiche di aggiornamento. Affinché una modifica effettuata su un calendario venga recepita da un altro calendario ad esso connesso mediante iCal trascorre necessariamente un tempo tecnico legato alle impostazioni dei sistemi che si sono collegati tra di loro.

Come sincronizzare i calendari.

Il modo migliore per sincronizzare un calendario iCal è mediante l’importazione dell’indirizzo URL dell’iCal. L’URL è un indirizzo web al quale i portali che si vogliono sincronizzare possono effettuare delle interrogazioni ed acquisire eventuali modifiche.

Per connettere i calendari la procedura è indicata da ciascun portale come ad esempio avviene per AirBnB o HomeAway.

Come sincronizzare i calendari di inReception.

Se utilizzi inReception come PMS, oltre alla connessione XML a due vie con tanti portali (es. Booking.com, Expedia), ti è possibile anche sincronizzare il tuo calendario mediante il formato iCal su tutti i canali che supportano questi tipi di aggiornamenti.

In particolare, accedendo alla sezione Canali -> Elenco puoi visualizzare tutti i canali che è possibile connettere. Per i canali che supportano la sincronizzazione tramite calendario iCal procedere nel seguente modo:

1. Attivare il canale da attivare impostando il selettore corrispondente su ON;
2. Attivare la camera per la quale vuoi sincronizzare il calendario impostando il relativo selettore su ON ;
3. Alla voce ‘Esporta calendario’ trovi il link del calendario iCal aggiornato periodicamente da inReception che puoi utilizzare su qualsiasi portale che supporta l’integrazione iCal.
4. Alla voce ‘Importa calendario’ puoi incollare l’URL del calendario iCal della OTA che vuoi connettere (AirBnB, HomeAway)
5. inReception ti permette di associare una tariffa a questa connessione. Quando verrà scaricata una nuova prenotazione acquisita mediante la OTA connessa le verrà associato il prezzo contenuto nella tariffa selezionata.

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