Tutti i gestori di strutture ricettive hanno il dovere di comunicare telematicamente alla questura le generalità dei propri ospiti. L’obbligo della registrazione degli ospiti vale anche per le strutture extra-alberghiere come bed & breakfast, agriturismi, case e appartamenti per vacanze, ostelli, alloggi rurali e residence.
Con il decreto legislativo del 7 Gennaio 2013 del ministero dell’Interno è stata resa obbligatoria la trasmissione delle schedine degli alloggiati mediante internet. Con tale normativa tutti i gestori di strutture ricettive hanno, quindi, il dovere di comunicare alla questura le generalità di tutte le persone ospitate mediante il sito della questura per gli alloggiati. I dati devono essere trasmessi entro le 24 ore successive all’arrivo dei clienti. Nel caso in cui il soggiorno degli ospiti sia inferiore alle 24 ore le schedine devono essere inviate immediatamente.
Nel caso in cui non si rispettino le norme e si ometta una registrazione degli ospiti si incorre in sanzioni penali con relativa denuncia alla Procura della Repubblica. In tal caso si rischia l’arresto fino a tre mesi o un’ammenda fino a 206€ con l’aggravante in caso di reiterazione del reato. Nel caso in cui si trasgrediscano le norme che regolano le schedine alloggiati potrebbe essere revocata temporaneamente l’autorizzazione a svolgere l’attività ricettiva.
È importante ricordare che tutti i gestori di attività ricettive hanno l’obbligo di fornire i servizi di alloggio esclusivamente a persone munite di un documento d’identità. È obbligatorio anche per le strutture extra-alberghiere e vale anche per i minori. Potrebbe succedere che il proprietario non conosca le caratteristiche di un particolare documento d’identità, soprattutto nel caso di ospiti stranieri. In questi casi si potrà usufruire del portale messo a disposizione dalla comunità europea PRADO, ovvero il registro pubblico online di tutti i documenti d’identità e di viaggio autenticati. Sul sito sono presenti tutti i documenti di identità riconosciuti a livello internazionale. Selezionando il codice o la nazione si può accedere alle caratteristiche dei documenti d’identità di un determinato paese per verificare l’autenticità di documenti sospetti.
Modalità d’invio delle schedine alloggiati
I gestori di strutture alberghiere ed extra-alberghiere devono inviare le schedine alloggiati telematicamente mediante il portale alloggiati.
Collegandosi al sito https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/ è possibile inviare le schedine alloggiati in due modi:
- metodo manuale, che richiede l’inserimento dei dati anagrafici di ogni singolo ospite attraverso le pagine del sito web;
- metodo automatico, che consente di caricare le informazioni di tutti gli ospiti in un unico passaggio mediante l’invio di un file in formato testo strutturato secondo un tracciato di riferimento. Utilizzando quest’ultimo metodo si può risparmiare tempo, evitando di ripetere più volte le stesse operazioni.
inReception fornisce una semplice soluzione per l’invio delle schedine alloggiati. Il software consente la generazione automatica del file da caricare sul portale alloggiati. I dati vengono preparati in maniera trasparente durante le normali operazioni di registrazione degli ospiti. A fine giornata si avrà a disposizione il file con tutte le presenze, predisposto secondo il modello richiesto dalla questura. Una volta scaricato il file basterà accedere al portale alloggiati e caricarlo una sola volta, semplificando le procedure di invio e risparmiando tempo.
COME INVIARE LE SCHEDINE ALLOGGIATI ALLA QUESTURA CON UN CLIC
In caso di problemi tecnici è possibile inviare le generalità degli ospiti tramite email. Per fare ciò bisogna compilare un documento dove riportare i dati di chi soggiorna presso la propria struttura per poi inviarlo alla questura della propria provincia. L’elenco degli indirizzi email delle questure provinciali dove inviare le schedine alloggiati è presente sul portale Alloggiati web al seguente link: email province. Anche in questo caso è possibile generare automaticamente il documento utilizzando inReception.
Ecco come inviare le schedine alloggiati telematicamente
Come si richiede l’accredito al servizio alloggiati
Registrazione degli ospiti, invio schedine alloggiati alla questura
Per iniziare ad inviare le comunicazioni sulle presenze è necessario richiedere l’accredito al servizio alloggiati alla questura della propria Provincia. Nella sezione “Province Attive” del portale Alloggiatiweb sono presenti tutti i riferimenti e le modalità per farne richiesta.
Abbiamo realizzato un modello di richiesta di accredito per il servizio alloggiati della questura da inviare all’indirizzo email o al numero di fax corrispondente alla questura della propria provincia. Insieme al modulo di richiesta accredito servizio alloggiati, compilato in ogni sua parte, bisogna allegare una fotocopia dell’autorizzazione per l’esercizio ricettivo rilasciata dal comune dove risiede la struttura alberghiera o extra-alberghiera e la fotocopia di un valido documento di riconoscimento.
Una volta inviate le informazioni è necessario attendere la ricezione delle credenziali di accesso al portale che di solito avviene tramite email. Nel caso in cui giungano ospiti presso la struttura ricettiva ma non si disponga ancora delle credenziali, bisognerà inviare la documentazione mediante email o fax alla propria questura di competenza.
Una volta ricevuta l’autorizzazione da parte della questura per l’invio telematico delle schede alloggiati è possibile usufruire del servizio alloggiati web Polizia di Stato. L’accreditò al portale per la registrazione degli ospiti è permanente e sarà revocato solo in caso di cessazione dell’attività ricettiva.
