Da oggi inviare le Schedine alloggiati alla questura è molto più semplice. Dopo essere stata introdotta la procedura telematica per il servizio portale alloggiati della questura, molti albergatori hanno incontrato alcune problematiche nella procedura di invio delle schedine alloggiati, dovendosi confrontare con un procedimento abbastanza artificioso su un portale datato che in alcuni casi non funziona. Per questi motivi, inReception, il software gestionale per b&b, agriturismi, case e appartamenti per vacanze, ostelli, alloggi rurali, residence, ha sviluppato una soluzione in grado di semplificare la procedura di invio telematico delle schedine alloggiati.
Aggiornamento del sistema di accesso al Portale Alloggiati
A partire dal 18/01/2022, con l’aggiornamento del Portale Alloggiati è anche cambiata la modalità di accesso ai servizi del portale della questura. In particolare, non sarà più necessario installare un certificato nel proprio browser per accedere, ma l’utente dovrà scaricare una tabella di codici da utilizzare di volta in volta quando si accede.
La prima volta che si accede al portale dopo la variazione, sarà possibile scaricare i codici utilizzando il certificato ancora valido. Per scaricare i codici è necessario accedere al portale alloggiati, cliccare su Accesso/Codici e “Scarica la Scheda dei Codici (CERTIFICATO). I codici verranno scaricati in un file “.pdf”.
Da questo momento in poi, selezionando la modalità di accesso con codici, dopo aver inserito le credenziali della propria utenza, bisognerà inserire i codici richiesti dal sistema e si potrà entrare nella propria area di lavoro.
Come inviare le schedine alloggiati alla questura telematicamente
L’invio delle schedine alloggiati mediante inReception è stato studiato in modo da semplificare il compito dei gestori delle strutture ricettive, in particolare tenendo conto del fatto che, oltre alle comunicazioni alla questura, bisogna effettuarle anche la comunicazione dei flussi turistici all’ISTAT ed in alcuni casi anche al comune per la tassa di soggiorno. Con inReception sarà sufficiente caricare una sola volta i dati dei propri ospiti sul software in cloud ed automaticamente verranno utilizzati per tutte le comunicazioni obbligatorie.
Per quanto riguarda le comunicazioni alla Questura, inReception, mette a disposizione dei propri utenti sia una modalità manuale che una totalmente automatizzata.
Come settare inReception per il servizio alloggiati web
Per inviare le schedine alloggiati sul portale della questura mediante inReception è necessario accedere alla propria “Dashboard” mediante admin.inreception.com. Una volta presenti sulla propria piattaforma è necessario andare nella sezione “Canali” e attivare “Questura” facendo clic su “Off”.
A questo punto il canale “Questura” risulterà attivo, in modalità “On” e si apriranno contestualmente le “Impostazioni”. Fatto ciò è possibile inserire la “Username” e la “Password” del proprio account sul sito alloggiatiweb.poliziadistato.it, questa sezione, tra le altre cose, sarà utile come memo.
Nel caso in cui si voglia procedere all’invio mediante la generazione del file la modalità dovrà essere impostata su “Manuale”. Nel caso in cui si voglia procedere all’invio diretto la modalità dovrà essere impostata su “Automatica”.
Come impostare la modalità di invio Automatico da inReception
Per prima cosa è necessario scaricare la Chiave Web Service dal portale alloggiati. Una volta eseguito l’accesso con i codici come indicato in precedenza, bisogna cliccare in alto a destra sull’utenza, selezionare la voce “Chiave Web Service” e generare una nuova chiave.
Il codice generato va copiato ed incollato nel campo dedicato che si trova nella sezione Canali/Questura/Impostazioni di inReception, dopo aver selezionato la modalità di invio “Automatica”.
Una volta effettuato il check-in dei propri ospiti con inReception, nella sezione Canali/Questura “da inviare” verranno visualizzati tutti i clienti per i quali è stato fatto il Check in nelle ultime 24 ore e non ancora comunicati alla questura.
Se si è impostata correttamente la modalità automatica, in fondo all’elenco dei clienti da comunicare sarà presente un tasto invia. Sarà sufficiente cliccare sul pulsante per inviare
Come generare il file per il servizio alloggiati web della Polizia di Stato
Una volta attivato il canale “Questura” è possibile generare i file per l’invio delle schedine alloggiati mediante il sito alloggiatiweb.poliziadistato.it. Per generare il file txt bisogna accedere al Canale “Questura” e fare clic su “Genera File”. E’ possibile creare il file txt anche dalle “Prenotazioni”, selezionando la prenotazione in oggetto, cliccando in alto a destra su “Azioni” e quindi “Questura”.
Cliccato su “Genera File”, sarà possibile scaricarlo dalla schermata “Generati” facendo clic sull’icona del Download. A questo punto, scaricato il file txt, basterà fare clic su “Portale Alloggiati” in alto a destra per accedere al sito alloggiatiweb.poliziadistato.it.
Come si carica il file sul portale alloggiati web
Generato il file txt e fatto accesso al portale alloggiati web sarà necessario accedere all’“Area di Lavoro”.
Come si richiede l’accredito al servizio alloggiati web
Una volta effettuato l’accesso alla propria sezione di lavoro bisogna caricare il file, generato mediante il software gestionale inReception. Entrati nella propria area utente del portale, quindi, bisogna selezionare “File” all’interno del menù in alto.
A questo punto si aprirà una finestra dove caricare il file txt contenente le informazioni degli alloggiati. Si clicca su “Seleziona” e si cerca il file nella cartella “Download” del proprio device. Una volta caricato bisogna cliccare “Elabora FIle” affinché il servizio alloggiati web della Polizia di Stato verifichi formato e contenuto. A questo punto basterà cliccare su “Prosegui” e le schedine alloggiati saranno registrate sul sito della questura.
Mediante inReception, quindi, sarà possibile inviare in modo semplice e automatico le schedine alloggiati alla questura. Tale metodo consente di semplificare l’invio, evitando di inserire tutti i dati del cliente sul portale alloggiati web.
È possibile provare gratuitamente l’utilizzo del software gestionale inReception studiato per le piccole e medie strutture ricettive. La generazione automatica delle schedine alloggiati è solo uno dei tanti servizi offerti dal software.
