Gestire una struttura ricettiva alberghiera o extra-alberghiera richiede molto tempo. Per questo motivo i gestori degli Hotel hanno sempre cercato di trovare soluzioni alternative in grado di far risparmiare molto tempo ai propri dipendenti.

Nel corso degli anni si è passati da varie soluzioni, a partire dai Tableau per Hotel, per proseguire con i PMS, ovvero i property management system, con server annesso e installazione di software, passando per i fogli Excel per la gestione delle camere, fino a giungere negli ultimi anni con l’avvento dei software gestionali in cloud.

I PMS con server in House: caratteristiche, vantaggi e svantaggi

I Property management system sono nati negli anni ’80 e hanno iniziato a dare una grossa mano ai grandi Hotel e alle catene alberghiere. La diffusione dei PMS, per molti anni, è stata a discapito delle grandi strutture ricettive, poiché il costo di installazione era poco sostenibile dai piccoli imprenditori turistici. L’utilizzo di un PMS prevede, infatti, l’acquisto di un server e l’installazione del software di gestione su tutti i computer in dotazione al personale.

Con il passare degli anni, come con tutte le tecnologie, il costo è calato ma non ha mai raggiunto una soglia per cui potesse prendere piede all’interno delle piccole strutture alberghiere e extra-alberghiere.

Ad oggi, le differenze tra un PMS con server in house e un Software gestionale in cloud, sono considerevoli. Ognuno dei due sistemi ha pregi e difetti, vediamo ora quelli dei PMS con server.

Vantaggi

L’utilizzo di un PMS con l’istallazione del server in hotel è indicato quando la struttura ricettiva è già provvista di un hardware adeguato e ha all’interno una risorsa che permetta di gestire il server e i sistemi operativi. Bisogna sempre considerare che la gestione di un software ha bisogno di un consulente IT che possa ripristinare eventuali falle all’interno del sistema o del server.

L’installazione di un server in hotel è ideale anche quando non si dispone di una connessione internet adeguata, che abbia problemi o abbia una connessione lenta. In questo caso, l’utilizzo di un software in house eviterebbe problemi di connessione. Sta di fatto che una connessione inadeguata comporterebbe ulteriori problemi per quanto riguarda le prenotazioni on-line, sia dirette che mediante OTA (online trave agency).

Svantaggi

Il punto maggiormente dolente riguarda il prezzo. L’acquisto di un server e del PMS prevede un importante investimento iniziale e successivi costi di manutenzione.

Oltre a ciò bisogna valutare se gli update siano rilasciati gratuitamente oppure a pagamento, considerando il fatto che prima o poi il software diventerà arcaico.

I PMS in cloud: caratteristiche, vantaggi e svantaggi

I software gestionali in cloud permettono la gestione da remoto di tutti quelli che sono i servizi hardware e software. Non c’è bisogno di installare un software, tanto meno di comprare un server.

Con un PMS in cloud quello che serve è una buona connessione a internet e le credenziali di accesso al pannello di controllo del software gestionale. In questo modo si può accedere a tutti i dati degli ospiti, della struttura e, se previsti, al booking engine e al channel manager.

Vantaggi

La prima caratteristica importante consiste nel non dover comprare nessun server e nessun software, perché non sono previsti. Questo permette di azzerare la spesa di investimento iniziale per l’utilizzo del PMS.

Non bisogna installare nessun software all’interno dei propri computer, poiché tutta la gestione avviene in remoto, su server altrui. Non c’è bisogno di nessuna consulenza IT tanto meno di persone dedicate, poiché i problemi sono gestiti e risolti direttamente dalla casa madre del PMS. Tutta la manutenzione software e server, i database e i sistemi di backup sono gestiti in remoto.

Un software gestionale in cloud garantisce una gestione senza limiti. Un insieme di tecnologie informatiche tutte che risiedono su server web, in cloud. I PMS in cloud più importanti hanno integrato all’interno del proprio software gestionale il booking engine e il channel manager. Un tale sistema permette una gestione totale delle prenotazioni e della promozione della propria struttura ricettiva.

Un software gestionale in cloud lo puoi utilizzare ovunque tu ti trovi, anche al di fuori dall’albergo, basta avere una connessione internet. Oltre a ciò è possibile utilizzare il software gestionale in cloud anche da qualsiasi dispositivo, come tablet e smartphone. In alcuni casi, come con inReception, è disponibile un’app che facilita il compito dai mobile device.

Svantaggi

Per avere un PMS in cloud, se non è previsto nessun esborso iniziale, è indispensabile fare un abbonamento, di solito mensile. Questo, se il costo dell’abbonamento è eccessivo, potrebbe non convenire sul lungo periodo. Ma non è il caso del software gestionale in cloud inReception, soluzione economica sia per piccole strutture ricettive extra-alberghiere che per hotel più strutturati.

inReception, il software gestionale per tutte le tasche

inRecpetion è il software gestionale in cloud ideato per poter essere utilizzato da tutte le strutture ricettive che siano alberghiere o extra-alberghiere.

inReception è il software gestionale per strutture ricettive pensato per gestire a 360° la propria attività tramite la promozione, la gestione e la distribuzione.

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Incentiviamo le prenotazioni dirette senza commissioni aggiuntive. Tramite il booking engine integriamo il nostro motore nel tuo sito web per ottenere prenotazioni dirette.

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Un software gestionale in Cloud può sostituire un PMS con server?

Detto questo, la nostra risposta alla domanda iniziale è sì, un Software gestionale in cloud può sostituire un PMS con server in House.

Bonus track: la distribuzione delle tecnologie negli Hotel

Snapshot ha realizzato un’infografica in merito a quella che è la distribuzione delle tecnologie negli Hotel.

L’Hotel Distribution Technology Chart al centro del grafico vede l’hotel e poi si espande verso l’estremita dove sta il cliente. Il grafico è organizzato in base al flusso dei dati che vanno dall’hotel verso il cliente attraverso i tre gruppi di distribuzione: agenti di viaggio, riunioni e eventi. Più si va verso l’esterno e più le tecnologie sono usate per raggiungere il cliente.

Come si vede dall’infografica i PMS corrispondono all’anello più vicino all’hotel a testimonianza dell’importanza dei software gestionali.