La gestione di una struttura ricettiva comporta un notevole dispendio di energia e risorse. Per questi motivi sono nate molte soluzioni per facilitare la gestione di hotel e strutture ricettive extra-alberghiere. Tra questi alcuni software gestionali studiati ad hoc.

L’utilità di un software gestionale per Hotel è risaputa. È quasi impossibile trovare un albergo che non utilizzi un property management system (da ora in poi pms). Più raramente si utilizza un software gestionale per B&B, Casa Vacanze, Affittacamere e Agriturismi. Ciò accade perché si tende a sottovalutare l’apporto di un tale strumento nella gestione delle piccole strutture ricettive.

Con questo articolo cercheremo di spiegare perché un software gestionale può essere utile anche per i gestori di strutture ricettive extra-alberghiere.

Prezzi, i servizi in cloud costano meno

Il prezzo è uno dei principali motivi per cui i gestori di piccole strutture ricettive non utilizzano un software gestionale. La maggior parte dei gestionali per strutture ricettive sono stati sviluppati per gestire alberghi di medio-grandi dimensioni. Soprattutto quando si tende a parlare di pms, i piccoli imprenditori turistici hanno delle difficoltà poiché i prezzi non sono alla loro portata. Ciò è ancora più evidente se è prevista l’installazione di un server.

A risolvere questo problema ci pensano i software gestionali in cloud. Un tale sistema non richiede l’installazione di nessun software sul proprio computer e nessun server da acquistare o affittare. Un software gestionale in cloud richiede solo l’accesso ad internet con il quale poter caricare in remoto tutti i dati di ogni singola prenotazione e, quindi, gestire la propria struttura ricettiva. Questa soluzione tende ad abbattere i costi e ad essere appetibile anche per le piccole strutture ricettive.

Il gestionale ti permette di sincronizzare il lavoro di più persone

Capita molto spesso che le piccole strutture ricettive siano gestite da più persone. Può succedere che un Bed and Breakfast sia gestito da una coppia e per ogni prenotazione bisogna aggiornarsi con il proprio partner. Oppure si dia il caso che un agriturismo sia a gestione familiare e anche qui bisognerebbe organizzarsi di conseguenza.
Bene, a rendere il tutto più semplice ci pensano i software, i quali permettono l’utilizzo del gestionale da parte di più utenti. Ogni utente può vedere in tempo reale lo stato delle prenotazioni, dei check-in e check-out e via discorrendo. Alcuni gestionali prevedono anche la possibilità di personalizzare ogni singolo utente.
Ad esempio inReception che, tra gli altri utenti, prevede il ruolo del contabile, utile per dare l’accesso al proprio commercialista per ciò che riguarda la sola parte finanziaria.

Gestire le prenotazioni da remoto con un App o un cloud web responsive

Esiste un ulteriore fattore che ci spinge a ritenere un software gestionale un ottimo strumento di collaborazione per la nostra piccola struttura ricettiva. Ovvero la possibilità di utilizzare lo strumento quando non si è nella struttura. Molto spesso chi gestisce una struttura ricettiva extra-alberghiera ha già un altro lavoro. Può capitare che i clienti chiamino per prenotare quando si è a lavoro o, comunque, lontani dalla struttura. Questo, ovviamente, non permette di prender nota delle prenotazioni su un eventuale tableau o foglio Excel.

Per questi motivi una soluzione in clud e web responsive ottimizzata per smartphone e tablet può permettere la registrazione delle prenotazioni anche da remoto. Ancora meglio se il software abbia sviluppato un’App dedicata per l’utilizzo da remoto. Sull’App è possibile anche che vi siano funzionalità personalizzate in base al ruolo ricoperto nella struttura. Entrambe le soluzioni permettono di vedere tramite il proprio telefonino la disponibilità in tempo reale delle camere che il cliente vuol prenotare telefonicamente o per mail.

Un software ti fornisce una visione completa dello status della struttura

Aspetto fondamentale per la gestione ottimale di una struttura ricettiva è l’organizzazione. Il successo o meno di un albergo, ma anche di un B&B o un agriturismo, è dato dai particolari. Conoscere alla perfezione la propria struttura ricettiva e la sua organizzazione è un tassello importante per la buona riuscita dell’attività ricettiva. Un software gestionale per strutture ricettive fatto per bene offre un pannello di controllo, una Dashboard, chiara e ordinata che permette di visualizzare lo stato dell’arte della struttura ricettiva. Tra le cose che non possono mancare: i check in e check out in programma, lo stato delle prenotazioni e le notifiche.

Un altra componente fondamentale di un software gestionale è il Calendario. Anche qui il calendario deve essere funzionale e di immediata comprensione, nonché web responsive. Sul calendario saranno presenti le prenotazioni, stanza per stanza, giorno dopo giorno. Un calendario ben fatto indicherà immediatamente lo stato delle prenotazioni della nostra struttura ricettiva.

Pianificare i listini in base alle stagioni e alle camere

Altro aspetto fondamentale che ti permettere di semplificare un software gestionale e la pianificazione dei listini. Di solito i listini variano in base alla tipologia delle camere, a seconda delle stagioni turistiche e anche in base all’età dei minorenni. Gestire queste variabili sui vari canali di vendita può essere agevolato da un software gestionale per B&B e Hotel. Uno strumento efficace con cui pianificare, ad esempio, i prezzi per un intero anno solare. Una volta realizzati i listini questi saranno utile per generare in automatico il preventivo e il prezzo ultimo delle richieste di prenotazione. Un buon software gestionale è in grado di gestire in modo immediato anche eventuali sconti ed extra.

Registrare i pagamenti ed emettere le fatture

Altra soluzione efficace permessa dai software gestionali per B&B e Hotel consiste nell’automatizzare i pagamenti e l’emissione di fattura. Registrare su un gestionale ogni pagamento, che può essere un acconto, una caparra o un saldo, permette di semplificare la gestione dei pagamenti. Parimenti importante l’emissione automatica della fattura, la quale si può stampare o inviare al cliente tramite mail o altri canali telematici .

Riportare i dati dei clienti una sola volta

La burocratizzazione ha invaso anche il settore turistico colpendo anche le strutture ricettive. I gestori di strutture ricettive hanno l’obbligo di fare almeno una comunicazione in merito agli ospiti. Le comunicazioni possono essere richieste o per motivi di fiscali, quali la tassa di soggiorno, o per motivi di sicurezza, quali l’invio delle schedine alloggiati alla questura. Sta di fatto che tutti i titolari di strutture ricettive devono comunicare i dati anagrafici dei propri ospiti sul servizio telematico alloggiati web della questura. In molti comuni vige la tassa di soggiorno, e in molti casi bisogna comunicare i dati anagrafici dei propri clienti. Succede, quindi, che bisogna riscrivere più e più volte i dati per espletare tutte le operazioni.

Un software gestionale che permette di generare in automatico le schedine alloggiati o le informazioni da comunicare per la tassa di soggiorno, non può che semplificare il lavoro degli host.

Canale diretto con i clienti

Un altra risorsa importante che mette a disposizione un software gestionale e la gestione del cliente. Oltre alla prenotazione e alla registrazione dei dati, un software ti permette di creare uno storico, memorizzare i dati che saranno sempre a tua disposizione per ogni eventuale azione di marketing. Un piccolo Crm a disposizione del proprietario della struttura per ogni comunicazione. Alcuni software permettono anche il contatto diretto con i clienti. Questo è il caso di inReception con il quale si può scrivere direttamente ai clienti mediante il gestionale, dove, in una sezione apposita, resterà traccia di tutta la comunicazione.

inReception, la nostra soluzione

Per questo motivo è nato inReception, il software gestionale in cloud per piccole strutture ricettive. Il software è studiato su misura per B&B, case vacanza, affittacamere, agriturismi e piccoli hotel ma guarda anche ai grandi. In-Reception ha studiato una soluzione software che potesse rendere il gestionale accessibile a tutti, in base alle proprie esigenze. I prezzi sono calcolati in base al numero di camere della struttura ricettiva. Ciò fa si che l’impatto economico possa essere proporzionale al volume di affari della struttura e delle spese di gestione del cloud.

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